Heizkostenverordnung 2026: Das musst du als Vermieter wissen

Die Heizkostenverordnung ist ein zentraler Bestandteil jeder Nebenkostenabrechnung. Sie regelt, wie die Heiz- und Warmwasserkosten zwischen den Mietern aufgeteilt werden. Als Vermieter kommst du an ihr nicht vorbei. Was sind die wesentlichen Punkte der Heizkostenverordnung 2026, und worauf musst du achten? In diesem Beitrag bekommst du die Antworten samt praktischer Tipps für deine Abrechnung.

Die Inhalte dieses Artikels stellen allgemeine Informationen rund um die Immobilienverwaltung dar und ersetzen keine individuelle Fachberatung. Für deine konkrete Situation wende dich bitte an einen Fachanwalt für Mietrecht oder einen Steuerberater.

Was ist die Heizkostenverordnung?

Die Heizkostenverordnung (HeizkV) regelt die Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten in Miet- und Eigentumswohnungen. Sie wurde 1981 eingeführt und seitdem mehrfach geändert. Wesentliches Motiv war das Ziel, die Kosten für den Energieverbrauch in Gebäuden gerecht zu verteilen. Zugleich soll die Verordnung zu einem energiesparenden Umgang mit Ressourcen motivieren.

Für die Praxis legt die Heizkostenverordnung fest, dass mindestens 50 Prozent der Kosten nach individuellem Verbrauch abzurechnen sind. Außerdem macht sie bestimmte Erfassungsgeräte obligatorisch, um eine zuverlässige und einheitliche Messung zu gewährleisten.

Kurz gesagt dient die Heizkostenverordnung drei Zielen:

• Transparenz für Mieter und Vermieter
• Fairness durch gerechte Verteilung der Kosten
• Umweltbewusstsein durch sichtbare Einsparpotenziale

Wichtige Grundsätze der Heizkostenverordnung

Wie erreicht die Heizkostenverordnung ihre Ziele? Indem sie sich an drei Grundsätzen orientiert:

1. Verbrauchsabhängige Abrechnung: Abgerechnet wird der tatsächliche Verbrauch. So wird sparsamer Energieverbrauch belohnt.
2. Pflicht zur Messung: Der individuelle Energieverbrauch wird mit dafür geeigneten Geräten erfasst, sodass jede Wohneinheit getrennt abgebildet wird.
3. Informationspflicht: Nutzer müssen regelmäßig über ihren Verbrauch informiert werden, damit sie ihn zeitnah anpassen können.

Heizkostenverordnung 2026: Was bei Wärmepumpen jetzt gilt

Deutschland stellt zunehmend auf Wärmepumpen um, und das wirkt sich auf die Heizkostenverordnung aus. Früher mussten Wärmepumpen nicht verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Mit der Novelle zum 1. Oktober 2024 ist dieses sogenannte „Wärmepumpenprivileg“ entfallen, zunächst flankiert von einer einjährigen Übergangsfrist.

Diese Frist ist inzwischen abgelaufen. Seit dem 1. Oktober 2025 müssen Heiz- und Warmwasserkosten in Mehrfamilienhäusern, die zu mindestens 50 Prozent mit einer zentralen Wärmepumpe beheizt werden, verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Nach der aktuellen Fassung der Heizkostenverordnung zählen außerdem die Kosten des zur Wärmeerzeugung verbrauchten Stroms zu den umlagefähigen Kosten. Gebäudeeigentümer, die den Verbrauch bis dahin noch nicht erfasst haben, müssen die nötigen Verbrauchserfassungsgeräte nachrüsten.

Für die Praxis heißt das: Wer ein mit Wärmepumpe beheiztes Mehrfamilienhaus verwaltet, kommt um die individuelle Verbrauchserfassung nicht mehr herum. Wärmepumpen sind damit den klassischen Öl-, Gas- oder Fernwärmeanlagen gleichgestellt.

Pflichten für Vermieter nach der Heizkostenverordnung

Individuelle Erfassung und verbrauchsorientierte Abrechnung: Wie funktioniert das? Im Prinzip sind es wenige Punkte, die du als Vermieter beachten musst. Bei diesen Punkten solltest du aber genau vorgehen, denn sonst drohen finanzielle Nachteile. Achte deshalb auf die korrekte Installation, die jährliche Abrechnung und deine laufenden Informationspflichten. In immocloud führst du diese Schritte gebündelt an einem Ort durch und behältst die Fristen im Blick.

Verbrauchserfassung installieren

Eine flächendeckende Digitalisierung der Verbrauchserfassung soll den Energieverbrauch effizienter und transparenter machen. Das ist ein EU-Ziel, das über die Heizkostenverordnung zum Gesetz wurde. Praktisch heißt das für dich als Vermieter:

• Seit 2021 müssen alle neu installierten Messgeräte fernablesbar sein.
• Bereits vorhandene Geräte müssen bis spätestens 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ersetzt werden.

Für die Installation der Wärmezähler empfehlen wir, einen Fachbetrieb zu beauftragen, denn diese Arbeit erfordert präzise Kenntnisse der Heizungsanlagen.

Jährliche verbrauchsabhängige Abrechnung

Eine wichtige Pflicht für jeden Vermieter ist die jährliche verbrauchsabhängige Abrechnung, die sich aus § 556 Abs. 3 BGB ergibt. Die Abrechnung sollte für den Mieter klar und nachvollziehbar sein.

• Die Kosten werden in einen Grundanteil und einen Verbrauchsanteil gesplittet (zum Beispiel 30/70).
• Der Mieter muss die Abrechnung spätestens 12 Monate nach dem Abrechnungszeitraum erhalten.
• Auf Verlangen musst du die Belege für die Abrechnung vorlegen können.

Kosten richtig aufteilen

Wie teilst du als Vermieter die Heizkosten richtig auf? Die Heizkostenverordnung verlangt eine Aufteilung in Verbrauchs- und Grundkosten. Du legst als Vermieter den Verteilerschlüssel fest: 50 bis 70 Prozent richten sich nach dem tatsächlichen Verbrauch, der Rest nach einem festen Maßstab, meist der Wohnfläche (§ 7 HeizkV). Eine reine Verbrauchsabrechnung ist nicht zulässig.

Ein Rechenbeispiel macht das greifbar. Angenommen, ein Mehrfamilienhaus hat 12.000 Euro Heiz- und Warmwasserkosten im Jahr und einen Verteilerschlüssel von 70 Prozent Verbrauch zu 30 Prozent Grundkosten. Die Gesamtwohnfläche beträgt 400 Quadratmeter:

Eine Wohnung mit 80 Quadratmetern (20 Prozent der Fläche) und einem erfassten Verbrauchsanteil von 18 Prozent zahlt dann:

Wer sparsam heizt, senkt seinen Verbrauchsanteil und damit den größeren Teil der Rechnung. Genau das ist der Anreiz, den die Heizkostenverordnung setzt. In immocloud hinterlegst du den Verteilerschlüssel je Gebäude, trägst die abgelesenen Verbrauchswerte ein und die Aufteilung auf jede Wohneinheit läuft automatisch.

Mieter informieren

Du bist verpflichtet, deinen Mietern unterjährig, in der Regel monatlich, Verbrauchsinformationen bereitzustellen, und zwar aktiv, nicht erst auf Nachfrage. Diese Pflicht gilt allerdings nur dort, wo bereits fernablesbare Messgeräte installiert sind. Da vorhandene Altgeräte erst bis spätestens 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ersetzt sein müssen, besteht die monatliche Informationspflicht noch nicht in jedem Gebäude, aber überall dort, wo fernablesbare Technik vorhanden ist.

Die Information kann per E-Mail oder über ein passwortgeschütztes Onlineportal mit Benachrichtigung erfolgen. Auch hier spielen datenschutzrechtliche Bestimmungen eine Rolle. Achte zudem auf einen nachvollziehbaren Nachweis über den Zugang der Informationen, um Kürzungsansprüche deiner Mieter zu vermeiden.

Was passiert bei Verstößen gegen die Heizkostenverordnung?

Sorgfalt zahlt sich aus, denn die Heizkostenverordnung sieht für Pflichtverstöße gleich zwei verschiedene Kürzungsrechte der Mieter vor, die du auseinanderhalten solltest:

• 15 Prozent Kürzung des eigenen Anteils, wenn nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wird (§ 12 Abs. 1 HeizkV). Das ist die zentrale Sanktion, wenn die Abrechnung gar nicht auf dem tatsächlichen Verbrauch beruht.
• 3 Prozent Kürzung, wenn der Gebäudeeigentümer pflichtwidrig keine fernablesbaren Geräte installiert oder seine Informationspflichten (zum Beispiel die unterjährige Verbrauchsinformation) verletzt.

Beide Kürzungsrechte können nebeneinander bestehen. Wer also Verbrauchsdaten nicht korrekt erfasst, nicht verbrauchsabhängig abrechnet oder die laufenden Informationen nicht bereitstellt, riskiert spürbare finanzielle Nachteile. Eine korrekte, fristgerechte und nachvollziehbare Abrechnung schützt dich davor, und genau die erstellst du mit immocloud auf Basis der hinterlegten Verbrauchswerte.

Praxistipps für Vermieter

Die Heizkostenverordnung stellt dir als Vermieter viele Anforderungen. Beachte in der Praxis die wichtigsten Punkte:

• Erstelle deine Heizkostenabrechnungen jährlich und lege sie fristgerecht innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums vor.
• Achte auf den richtigen Verteilungsschlüssel (§ 7 HeizkV: 50 bis 70 Prozent Verbrauch, 30 bis 50 Prozent Grundkosten).
• Überprüfe regelmäßig die ordnungsgemäße Installation und Funktionsfähigkeit der Messeinrichtungen.
• Informiere dich laufend über gesetzliche Veränderungen, denn die HeizkV wird regelmäßig angepasst, insbesondere durch EU-Vorgaben wie die Energieeffizienzrichtlinie.
• Stelle deinen Mietern monatliche Verbrauchsinformationen zur Verfügung (am besten digital), sofern fernablesbare Geräte vorhanden sind.

Fazit

Die Heizkostenverordnung bringt viele Pflichten mit sich: für die Abrechnung, die Verbrauchserfassung und die Information der Mieter. Da den Überblick zu behalten, fällt nicht immer leicht. Als Spezialisten für die Nebenkostenabrechnung stellen wir dir eine leistungsfähige, intuitive und zuverlässige Software zur Verfügung, mit der du deine Pflichten als Vermieter einfach und digital erfüllst, mit wenigen Klicks und nachvollziehbar bis zum einzelnen Mieter.