Nebenkostenabrechnung-Rechner: Betriebskosten korrekt auf deine Mieter verteilen

Umlagefähig sind nur die Betriebskosten, die im Katalog der Betriebskostenverordnung stehen und die du mit deinem Mieter im Mietvertrag vereinbart hast. Ohne diese Vereinbarung trägst du die Kosten selbst. Das regelt § 556 Absatz 1 BGB. Zum Katalog gehören unter anderem Grundsteuer, Wasserversorgung, Entwässerung, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Schornsteinreinigung, Versicherungen, Hauswart sowie Breitband.

Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten. Die Reparatur einer defekten Heizung zahlst du als Vermieter. Die laufenden Betriebskosten dieser Heizung darfst du dagegen umlegen. Die Kostenarten im Rechner folgen genau diesem Katalog. Du kannst also nichts auswählen, was nicht umlagefähig wäre. Welche Positionen im Einzelfall strittig sind, zeigt der Ratgeber zu den umlagefähigen Nebenkosten.

Wenn im Mietvertrag nichts anderes vereinbart ist, wird nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt. Das ist der gesetzliche Standard nach § 556a Absatz 1 BGB. Abweichende Schlüssel sind zulässig, wenn du sie mit deinem Mieter vereinbart hast, und für einzelne Kostenarten schreibt der Gesetzgeber sie sogar vor.

Der Rechner deckt die drei Schlüssel ab, die in der Praxis am häufigsten vorkommen:

• Nach Wohnfläche: der gesetzliche Standard. Sinnvoll bei Kosten, die mit der Größe der Wohnung steigen, etwa Grundsteuer, Versicherungen oder Gebäudereinigung.
• Nach Personenzahl: passt zu verbrauchsnahen Kosten ohne eigene Zähler, typischerweise Müllbeseitigung oder Wasser.
• Gleichmäßig je Einheit: für Kosten, die pro Wohnung gleich anfallen, unabhängig von Größe und Belegung.

Ein vierter Schlüssel kommt in der Praxis dazu: die Abrechnung nach tatsächlichem Verbrauch über Zähler. Die bildet dieser Rechner bewusst nicht ab, weil sie Zählerstände je Einheit voraussetzt. In immocloud legst du Zähler pro Einheit und Objekt an und rechnest verbrauchsabhängig ab, inklusive Zählertausch sowie Haupt- und Nebenzählern. Wie du den passenden Schlüssel je Kostenart wählst, erklärt der Beitrag zum Verteilerschlüssel bei Nebenkosten.

Heiz- und Warmwasserkosten darfst du in aller Regel nicht einfach nach Fläche oder Personen verteilen. Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent dieser Kosten nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden, siehe § 7 Heizkostenverordnung. Nur der verbleibende Anteil wird nach Wohn- oder Nutzfläche verteilt. Das setzt Verbrauchserfassung in jeder Einheit voraus.

Deshalb ist die Position „Heizung und Warmwasser“ im Rechner zwar wählbar, wird aber wie jede andere Position nach dem von dir gewählten Schlüssel verteilt. Für eine Abrechnung, die du an deine Mieter verschickst, reicht das nicht. In immocloud rechnest du Heizkosten entweder selbst über das Zählermanagement ab oder hängst die fertige Abrechnung deines Dienstleisters als PDF ein. Die enthaltenen Kosten werden umgelegt, das PDF hängt am Mieteranschreiben. Die Details zur Verbrauchserfassung stehen im Ratgeber zur Heizkostenverordnung.

Die meisten Mieter zahlen monatlich eine Vorauszahlung auf die Betriebskosten. Am Ende des Abrechnungszeitraums stellst du dieser Vorauszahlung den tatsächlichen Anteil gegenüber. Liegt der Anteil darüber, entsteht eine Nachzahlung, liegt er darunter, bekommt der Mieter ein Guthaben zurück.

Im Rechner trägst du die Jahres-Vorauszahlung je Wohnung ein und siehst die Differenz direkt in der letzten Spalte. Im Beispiel oben hat Wohnung 2 im Jahr 2.400 Euro vorausgezahlt und trägt Kosten von 2.592,31 Euro. Es bleiben also 192,31 Euro nachzuzahlen.

In der Betriebskostenabrechnung in immocloud musst du diese Beträge nicht heraussuchen. Die Software ermittelt die geleisteten Vorauszahlungen automatisch aus den im Jahr gezahlten Mieten und trennt dabei den Kaltmieten-Anteil ab. Guthaben oder Nachzahlung stehen dann je Mieter fest, vor dem Start kannst du jeden Wert prüfen und anpassen. Mieterwechsel und Leerstand erkennt immocloud automatisch. Leerstandskosten bleiben beim Eigentümer und werden nicht umgelegt.