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Als Vermieter bist Du verpflichtet, einmal im Jahr die Nebenkostenabrechnung vorzulegen. Aber: Nicht alles kannst Du tatsächlich umlegen. Diese vier Dinge solltest Du generell über die umlagefähigen Nebenkosten wissen.

Die Betriebskostenabrechnung ist komplex und deshalb fehleranfällig. Der Mieterbund zu Hamburg geht zum Beispiel davon aus, dass bis zu 50 Prozent der Abrechnungen fehlerhaft sind (Link). Gleichzeitig machen die Nebenkosten einen wichtigen Teil der Gesamtmiete aus: Im Durchschnitt 2,17 Euro pro Quadratmeter Wohnfläche und Monat müssen dafür laut Deutschem Mieterbund (Link) aufgewendet werden.

Da es hier also schnell zu Streit mit Deinen Mietern kommen kann, ist es für Dich als Vermieter wichtig, sich mit dem Thema zu beschäftigen. In der Regel musst Du die Nebenkostenabrechnung einmal im Jahr durchführen. Ein häufiger Streitpunkt ist hier, was tatsächlich zu den Nebenkosten gehört, die Du über die Nebenkostenabrechnung auf Deine Mieter „umlegen“ darfst. „Umlagefähig“ bedeutet, dass Du diese Kosten auf die Mieter verteilen kannst, sie also nicht selbst bezahlen musst. Dabei gilt: Alle Kosten, die Du nicht umlegen darfst, mindern Deine eigene Marge.

immocloud-Tipp:
Umlage der Betriebskosten muss im Mietvertrag stehen

In manchen Fällen macht es vielleicht Sinn, die Betriebskosten gar nicht auszuweisen, etwa, wenn ein Zimmer in einer Wohnung untervermietet wird. In der Regel ist es aber für Dich als Vermieter ein schlechtes Geschäft, wenn Du pauschal darauf verzichtest, denn die Kosten steigen beständig, Du kannst aber vermutlich nicht beständig die Miete anheben. Damit Du die Betriebskosten aber tatsächlich auf die Mieter umlegen kannst, muss das ausdrücklich im Mietvertrag erwähnt werden. Sonst gehst Du hierbei leer aus.

Tipp 1: Was zu den umlagefähigen Nebenkosten gehört

Eigentlich muss es um die Nebenkosten keinen Streit geben. Denn die Positionen, die erlaubt sind, sind recht eindeutig im Bürgerlichen Gesetzbuch (Paragraf 556 ff (Link) und in der Betriebskostenverordnung (Link) geregelt: Nach § 1 der Betriebskostenverordnung gelten als Betriebskosten nur solche Kosten, die „laufend entstehen“.

Sach- und Arbeitsleistungen des Vermieters dürfen mit dem Betrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten entstehen würde (ohne Umsatzsteuer). Genauer differenziert werden die Positionen in § 2 der Verordnung.

  • Öffentliche Lasten: Damit ist die Grundsteuer gemeint. Sie kann auf die Mieter umgelegt werden.
  • Wasserversorgung: Dazu zählt der Wasserverbrauch selbst, aber auch zum Beispiel die Miete von Anlagen oder Eich- und Wartungskosten.
  • Entwässerung: Hierunter fallen Gebühren, aber auch der Betrieb von Entwässerungspumpen.
  • Heizungsanlage/Warmwasser/Verbundene Anlagen/Schornsteinfeger: Besonders umfangreich sind die möglichen umlegbaren Kosten rund um die Heizung und das Warmwasser, etwa Betriebsstrom, Prüfungen, Reinigung, Zählerkosten und Eichung. Natürlich kannst Du auch die Kosten für den Schornsteinfeger als umlagefähige Nebenkosten ansetzen.
  • Personen- und Lastenaufzug: Tatsächlich ist ein Aufzug ein beachtlicher Posten in der Nebenkostenabrechnung. Er erhöht die Nebenkosten oftmals deutlich. Auf den Mieter umlegen kannst Du hier im Prinzip alle Posten rund um den Betrieb.
  • Straßenreinigung und Müllbeseitigung: Die Kommunen erheben sehr unterschiedliche Gebühren für die Straßenreinigung und die Müllabfuhr. Du kannst alle Gebühren umlegen, aber auch Kosten, die rund um Müllkompressoren, Müllschlucker, Müllabsauger und Müllmengenerfassung anfallen.
  • Gebäudereinigung/Gartenpflege: Natürlich müssen etwa Flure und Treppen und andere Gemeinschaftsräume regelmäßig gereinigt werden. Und auch der Garten muss gepflegt werden. In vielen Häusern ist das auch über die Mieter geregelt. Einfacher ist es, wenn Du als Vermieter zuständig bleibst – und dann alle entsprechenden Kosten umlegen kannst. Denn immer wieder kommt es sonst zu Streit, wenn einzelne Mieter ihrer Pflicht nicht nachkommen.
  • Beleuchtung: Der sogenannte Hausstrom – etwa für die Beleuchtung – ist ebenfalls ein Posten, den Du auf die Mieter umlegen kannst. In der Regel ist für dessen Messung ein eigener Zähler installiert.
  • Sach- und Haftpflichtversicherung: Ein sehr wesentlicher Schutz sind für Dich die Haftpflicht- und die Wohngebäudeversicherung. Damit sicherst Du Dich und Dein Haus finanziell ab. Achte auch darauf, dass zum Beispiel der Öltank oder der Aufzug mitversichert sind. Und ganz wesentlich: Elementarschäden. Dazu gehören zum Beispiel auch Überschwemmungen. Die Kosten für diese Versicherungen kannst Du dann auf Deine Mieter umlegen.
  • Hausmeister: Eine gute Idee ist es, wenn ein Hausmeister zum Beispiel auch die Gebäudereinigung und Gartenpflege übernimmt. Dann kannst Du seinen Lohn und die Lohnnebenkosten komplett auf die Mieter umlegen. Achte aber darauf, dass er nicht Instandhaltungen, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung übernehmen darf – zumindest darfst Du diese Kosten nicht umlegen! Die Trennung ist hier sicherlich manchmal schwierig, aber dennoch wichtig.
  • Antennen: Ohne Funk und Fernsehen geht es in keinem Haus mehr. Alle laufenden Kosten oder Gebühren, die dafür anfallen, darfst Du auf die Mieter umlegen.
  • Wäschepflege: Eine Waschküche ist ein guter Service für die Mieter. Oftmals betreiben sie ihre Waschmaschinen über eine eigene, abschließbare Steckdose. Aber manchmal wird auch eine zentrale Waschmaschine zur Verfügung gestellt. Eine Idee kann es sein, eine separate Gebühr dafür zu nehmen – und Betriebsstrom, Überwachung, Pflege, Reinigung und Wasserversorgung dann pauschal abzurechnen. Aber natürlich können die Kosten dafür auch auf die Mieter umgelegt werden.
  • Sonstige Betriebskosten: Damit sind Kosten gemeint, die zum Beispiel durch Nebengebäude entstehen.

immocloud-Tipp:
Betriebskosten einfach aufarbeiten

Natürlich ist es viel einfacher, wenn Du die Betriebskostenabrechnung nicht jedes Jahr komplett neu aufsetzen musst. immocloud.de bietet Dir dazu ein einfach zu bedienendes Tool, mit dem Du alle Posten gut im Blick hast.

Tipp 2: Welche Nebenkosten nicht umlagefähig sind

In der Betriebskostenverordnung steht in Abschnitt 2 ebenfalls sehr deutlich, was nicht zu den Betriebskosten zählt, nämlich Verwaltungskosten (Satz 1) und Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (Satz 2).

Die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind sehr umfassend: Nicht erlaubt sind zum Beispiel die Reparatur, Sanierung oder Modernisierung etwa von Dach, Heizung oder Rohrleitungen, also im Prinzip aller baulichen Anlagen in Deinem Haus.

Beachte auch, dass auch die Arbeitskosten, die Dein Hausmeister bei solchen Tätigkeiten verursacht, nicht umlagefähig sind. Darunter fällt im Prinzip alles, was einerseits dem Zustandserhalt der Immobilie dient und einen vertragsgemäßen Zustand wieder herstellen soll. Eine solche vertragsgemäße Wiederherstellung ist zum Beispiel die Reparatur des gebrochenen Rohrs. Auf der anderen Seite kannst Du aber sehr wohl die Arbeitskosten des Hausmeisters umlegen, die er zum Beispiel für die Reinigung des Treppenhauses benötigt. Die Auftrennung seiner Tätigkeiten ist vielleicht manchmal schwierig, aber Du solltest sie sehr gewissenhaft vornehmen, damit es hier keinen Streit mit den Mietern gibt.

immocloud-Tipp:
Nach der Sanierung die Miete erhöhen

Sofern Du Deine Immobilie wirklich grundlegend sanierst, kannst Du die Kosten dafür auch teilweise an Deine Mieter weitergeben. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Du eine energetische Sanierung durchführst, also die Heizungsanlage erneuerst oder die Gebäudedämmung verbesserst. Dann ist eine Mieterhöhung erlaubt. Sie darf maximal acht Prozent bzw. maximal drei Euro pro Quadratmeter innerhalb von sechs Jahren betragen.

Der zweite große Posten der nicht umlagefähigen Nebenkosten sind die Verwaltungskosten: Sie entstehen durch die Verwaltung der Immobilie. Dazu gehört zum Beispiel die Mietersuche oder auch die Arbeit mit dieser Betriebskostenabrechnung. Kosten, die dadurch entstehen, darfst Du nicht auf die Mieter umlegen.

immocloud-Tipp:
Kosten von der Steuer absetzen

Alle nicht umlagefähigen Nebenkosten kannst Du von der Steuer absetzen. In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung Deiner Immobilie sind die Nettokaltmieten Deine Einnahmen und die nicht umlagefähigen Neben- bzw. Betriebskosten Deine Ausgaben. Zu diesen Ausgaben zählen übrigens auch die Zinskosten Deines Darlehens. Nur der Reingewinn wird dann später versteuert.

Tipp 3: Welche Rolle die Umlageschlüssel spielen

Die Frage nach dem „Wie“ wird mit dem sogenannten Umlageschlüssel beantwortet. Er legt fest, in welcher Form und Höhe Deine Mieter jeweils an den umlagefähigen Nebenkosten beteiligt werden. Und dazu gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Nach tatsächlichem Verbrauch: Bei Mengenverbrauch ist die fairste Methode der tatsächliche Verbrauch. Dazu müssen dann Messvorrichtungen vorhanden sein, die den Verbrauch bestimmen können. Vorgeschrieben ist dieser Umlageschlüssel zum Beispiel bei den Heizkosten. In manchen Wohnungen ist auch ein separater Wasserzähler installiert.
  • Nach Quadratmeteranteil: Die eigene Wohnungsgröße im Verhältnis zur Gesamtwohnfläche im Mehrfamilienhaus kann ebenfalls ein Umlageschlüssel sein.
  • Nach Wohneinheit: Ebenfalls zulässig ist es, die Nebenkosten in bestimmten Fällen nach Wohneinheit abzurechnen.
  • Nach Bewohner in der Wohnung: Sehr häufig werden die Nebenkosten auch nach Anzahl der Bewohner im Verhältnis zur Gesamtbewohnerzahl abgerechnet. Üblich ist das zum Beispiel bei den Wasserkosten. Kriterium sind hier dauerhafte Bewohner, also in der Regel die gemeldeten.

Den Umlageschlüssel darfst Du nicht einfach willkürlich festlegen, sondern Du musst ihn in der Nebenkostenabrechnung auch konkret benennen und erläutern.

immocloud-Tipp:
Welcher Schlüssel gilt, wenn nichts konkret vereinbart wurde

Sofern nichts anderes im Mietvertrag vereinbart wurde, greift Paragraf 556a des Bürgerlichen Gesetzbuches (Link). Dann müssen diese entsprechend der Wohnfläche berechnet werden, sofern nichts anderes gesetzlich vorgeschrieben ist. Das ist zum Beispiel bei den Heizkosten der Fall, bei denen gemäß der Heizkostenverordnung (Link) nach Verbrauch abgerechnet werden muss.

Tipp 4: Leerstand korrekt abrechnen

Wenn Wohnungen in Deinem Haus leer stehen, ist das für Dich ärgerlich, denn Dir entgehen Mieteinnahmen. Aber darüber hinaus darfst Du auch die Nebenkosten dieser leer stehenden Wohnungen nicht einfach auf die verbliebenen Mieter verteilen, sondern musst sie exakt herausrechnen – und selbst bezahlen.

Der Bundesgerichtshof hat in einem Grundsatzurteil (Urteil vom 31-04-2006, Az. VIII ZR 159/05 / Link) entschieden, dass auch nicht einfach deshalb ein Umlageschlüssel verändert werden darf, weil es zu Leerstand in Wohnungen kommt.

Immer wieder taucht dabei die Frage auf, was für Nebenkosten gilt, deren Umlageschlüssel sich an den Bewohnern orientiert. Hierzu gibt es leider keine eindeutige Rechtsprechung. Einige Gerichte gehen davon aus, dass Du nicht einfach null Bewohner annehmen darfst, womit Du ja diese Nebenkosten komplett auf die verbliebenen Mieter umlegen könntest. Sondern Du musst dann mindestens einen fiktiven Bewohner pro leerstehender Wohnung ansetzen.