Die Betriebskostenabrechnung bei Vermietung ist komplex und deshalb fehleranfällig. Der Mieterbund zu Hamburg geht zum Beispiel davon aus, dass bis zu 50 Prozent der Abrechnungen fehlerhaft sind. Gleichzeitig machen die Nebenkosten einen wichtigen Teil der Gesamtmiete aus.
Da es bei den Mietkosten schnell zu Unstimmigkeiten mit deinen Mietern kommen kann, werfen wir als Experten für digitales Immobilienmanagement einen genauen Blick auf das Thema umlagefähige Nebenkosten.
Die Inhalte dieses Artikels stellen allgemeine Immobilieninformationen dar und ersetzen keine individuelle Fachberatung. Für deine spezielle Situation konsultiere bitte einen qualifizierten Fachanwalt für Mietrecht oder einen Vermieterverein.
Unser Expertenwissen auf einen Blick
- Gesetzliche Grundlage: Welche Nebenkosten umlagefähig sind, regelt § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschließend. Was dort nicht steht, darfst du nicht umlegen.
- Mietvertrag entscheidet: Umlagefähige Nebenkosten kannst du nur dann auf den Mieter umlegen, wenn dies im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurde – idealerweise per Verweis auf die BetrKV.
- Nicht umlagefähig: Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind grundsätzlich vom Vermieter zu tragen und gehören nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten.
- Umlageschlüssel: Tatsächlicher Verbrauch, Wohnfläche, Wohneinheit oder Bewohnerzahl – der Verteilerschlüssel muss in der Abrechnung benannt und erläutert werden. Bei Heizkosten ist der Verbrauch gesetzlich vorgeschrieben.
- Leerstand: Nebenkosten leerstehender Wohnungen darfst du nicht auf die verbliebenen Mieter umlegen, sondern musst sie selbst tragen.
Umlagefähige Nebenkosten: Was Vermieter wissen müssen
In der Regel musst du die Nebenkostenabrechnung einmal im Jahr durchführen. Ein häufiger Streitpunkt ist dabei, welche Posten tatsächlich zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören, die du zusätzlich zur Kaltmiete über die Nebenkostenabrechnung auf deine Mieter „umlegen“ darfst.
„Umlagefähig“ bedeutet, dass du diese Kosten auf die Mieter verteilen kannst, sie also nicht selbst bezahlen musst. Dabei gilt: Alle Nebenkosten, die du nicht auf deine Mieter umlegen darfst, mindern deine eigene Marge.
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Umlage der Betriebskosten muss im Mietvertrag stehen
In manchen Fällen ergibt es Sinn, die Betriebskosten gar nicht auszuweisen, etwa wenn ein Zimmer in einer Wohnung untervermietet wird. In der Regel ist es aber für dich als Vermieter ein schlechtes Geschäft, wenn du pauschal darauf verzichtest. Denn die Kosten steigen beständig; die Miete kannst du aber vermutlich nicht beständig anheben. Damit du die umlagefähigen Nebenkosten tatsächlich auf die Mieter umlegen kannst, muss das ausdrücklich im Mietvertrag erwähnt werden. Sonst gehst du leer aus.
Welche Kosten gehören zu den umlagefähigen Nebenkosten?
Eigentlich muss es um die umlagefähigen Nebenkosten keinen Streit geben. Denn die zulässigen Positionen sind recht eindeutig im Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 556 ff. BGB) und in der Betriebskostenverordnung geregelt: Nach § 1 BetrKV gelten als Betriebskosten nur solche Kosten, die „laufend entstehen“. Sach- und Arbeitsleistungen des Vermieters dürfen mit dem Betrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten entstehen würde (ohne Umsatzsteuer). Genauer aufgeschlüsselt werden die einzelnen Posten in § 2 BetrKV.
Folgende Positionen zählen zu den umlagefähigen Nebenkosten:
- Öffentliche Lasten: Damit ist die Grundsteuer gemeint. Sie kann auf den Mieter umgelegt werden.
- Wasserversorgung: Wasserverbrauch sowie Miete von Anlagen, Eich- und Wartungskosten.
- Entwässerung: Gebühren sowie der Betrieb von Entwässerungspumpen.
- Heizung, Warmwasser und Schornsteinfeger: Besonders umfangreich – Betriebsstrom, Prüfungen, Reinigung, Zählerkosten und Eichung. Auch die Kosten für den Schornsteinfeger zählen zu den umlagefähigen Nebenkosten.
- Personen- und Lastenaufzug: Ein Aufzug ist ein beachtlicher Posten und erhöht die Nebenkosten oft deutlich. Du kannst alle Posten rund um den Betrieb umlegen.
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung: Alle kommunalen Gebühren sowie Kosten für Müllkompressoren, Müllschlucker, Müllabsauger und Müllmengenerfassung.
- Gebäudereinigung und Gartenpflege: Flure, Treppen und Gemeinschaftsräume müssen regelmäßig gereinigt und der Garten gepflegt werden. Beides gehört zu den umlagefähigen Nebenkosten.
- Hausstrom: Strom für die Beleuchtung von Gemeinschaftsbereichen, in der Regel über einen eigenen Zähler erfasst.
- Sach- und Haftpflichtversicherung: Grundbesitzer-Haftpflicht- und Wohngebäudeversicherung, inklusive Versicherung von Öltank, Aufzug und Elementarschäden. Die Kosten für diese Versicherungen kannst du auf deine Mieter umlegen.
- Hausmeister: Lohn und Lohnnebenkosten sind umlagefähig – allerdings nur für Tätigkeiten wie Reinigung oder Gartenpflege, nicht für Instandhaltung, Schönheitsreparaturen oder Verwaltung.
- Antennen, Kabel- und Breitbandanschluss: Laufende Kosten und Gebühren für den Empfang von Funk- und Fernsehsignalen (Hinweis: Kabelgebühren sind seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr umlagefähig).
- Wäschepflege: Betriebsstrom, Überwachung, Pflege, Reinigung und Wasserversorgung einer gemeinschaftlich genutzten Waschküche.
- Sonstige Betriebskosten: Kosten, die zum Beispiel durch Nebengebäude entstehen.
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Betriebskosten einfach aufarbeiten
Natürlich ist es viel einfacher, wenn du die Betriebskostenabrechnung nicht jedes Jahr komplett neu aufsetzen musst. immocloud bietet dir dazu ein einfach zu bedienendes Tool, mit dem du alle umlagefähigen Nebenkosten gut im Blick hast.
Welche Nebenkosten sind nicht umlagefähig?
Genauso eindeutig wie die Liste der umlagefähigen Nebenkosten ist die Liste der nicht umlagefähigen Posten. § 1 Abs. 2 BetrKV nennt zwei große Bereiche, die du als Vermieter selbst tragen musst: Verwaltungskosten und Instandhaltungs- bzw. Instandsetzungskosten.
Die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind sehr umfassend: Reparatur, Sanierung oder Modernisierung – etwa von Dach, Heizung oder Rohrleitungen – darfst du nicht umlegen. Im Prinzip gehört dazu alles, was dem Zustandserhalt der Immobilie dient oder einen vertragsgemäßen Zustand wiederherstellt. Ein klassisches Beispiel: die Reparatur eines gebrochenen Rohrs.
Auch die Arbeitskosten, die dein Hausmeister bei solchen Tätigkeiten verursacht, sind nicht umlagefähig. Sehr wohl umlegen darfst du dagegen seine Arbeitskosten für die Hausreinigung oder Treppenreinigung. Die Auftrennung seiner Tätigkeiten ist manchmal schwierig, du solltest sie aber sehr gewissenhaft vornehmen, damit es keinen Streit mit den Mietern gibt.
Der zweite große Block der nicht umlagefähigen Nebenkosten sind die Verwaltungskosten. Dazu gehören etwa die Mietersuche oder die administrative Arbeit an der Betriebskostenabrechnung selbst. Solche Kosten musst du als Vermieter tragen.
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Nach der Sanierung die Miete erhöhen
Sofern du deine Immobilie grundlegend sanierst, kannst du die Kosten dafür teilweise an deine Mieter weitergeben. Das ist zum Beispiel bei einer energetischen Sanierung der Fall, also der Erneuerung der Heizungsanlage oder der Gebäudedämmung. Dann ist eine Mieterhöhung erlaubt. Sie darf maximal acht Prozent der Modernisierungskosten pro Jahr und maximal drei Euro pro Quadratmeter (je nach Region) innerhalb von sechs Jahren betragen.
Nicht umlagefähige Nebenkosten von der Steuer absetzen
Alle nicht umlagefähigen Nebenkosten kannst du von der Steuer absetzen. In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung deiner Immobilie sind die Nettokaltmieten die Einnahmen, die nicht umlagefähigen Neben- bzw. Betriebskosten die Ausgaben. Zu diesen Ausgaben zählen übrigens auch die Zinskosten deines Darlehens. Nur der Reingewinn wird später versteuert.
Welche Rolle die Umlageschlüssel spielen
Die Frage nach dem „Wie“ der Verteilung wird mit dem sogenannten Umlageschlüssel beantwortet. Er legt fest, in welcher Form und Höhe deine Mieter jeweils an den umlagefähigen Nebenkosten beteiligt werden. Dazu gibt es mehrere zulässige Möglichkeiten:
- Nach tatsächlichem Verbrauch: Die fairste Methode bei Mengenverbrauch. Dazu müssen Messvorrichtungen vorhanden sein. Bei Heizkosten ist dieser Umlageschlüssel gesetzlich vorgeschrieben.
- Nach Quadratmeteranteil: Die eigene Wohnungsgröße im Verhältnis zur Gesamtwohnfläche.
- Nach Wohneinheit: Zulässig, wenn alle Wohnungen vergleichbar sind.
- Nach Bewohnerzahl: Sehr häufig bei Wasserkosten. Kriterium sind dauerhafte, in der Regel gemeldete Bewohner.
Den Umlageschlüssel darfst du nicht willkürlich festlegen, sondern musst ihn in der Nebenkostenabrechnung konkret benennen und erläutern.
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Welcher Schlüssel gilt, wenn nichts vereinbart wurde
Sofern nichts anderes im Mietvertrag vereinbart wurde, greift § 556a BGB. Dann müssen die umlagefähigen Nebenkosten entsprechend der Wohnfläche berechnet werden, sofern nichts anderes gesetzlich vorgeschrieben ist. Das ist zum Beispiel bei den Heizkosten der Fall, bei denen gemäß Heizkostenverordnung nach Verbrauch abgerechnet werden muss.
Leerstand korrekt abrechnen
Stehen Wohnungen in deinem Haus leer, ist das für dich ärgerlich – denn dir entgehen Mieteinnahmen. Darüber hinaus darfst du auch die umlagefähigen Nebenkosten dieser leerstehenden Wohnungen nicht einfach auf die verbliebenen Mieter verteilen, sondern musst sie selbst tragen.
Der Bundesgerichtshof hat in einem Grundsatzurteil (Urteil vom 31.05.2006, Az. VIII ZR 159/05) entschieden, dass ein Umlageschlüssel auch nicht einfach deshalb verändert werden darf, weil es zu Leerstand kommt.
Eine offene Frage betrifft umlagefähige Nebenkosten, deren Umlageschlüssel sich an der Bewohnerzahl orientiert. Hier gibt es keine eindeutige Rechtsprechung. Einige Gerichte gehen davon aus, dass du nicht einfach null Bewohner ansetzen darfst – sondern mindestens einen fiktiven Bewohner pro leerstehender Wohnung kalkulieren musst.
Unser Fazit zu den umlagefähigen Nebenkosten
Welche Nebenkosten umlagefähig sind, ist gesetzlich klar geregelt: Die Betriebskostenverordnung listet in § 2 abschließend auf, welche Posten du als Vermieter auf deine Mieter umlegen darfst. Alles, was nicht in dieser Liste steht – insbesondere Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten – musst du selbst tragen.
In der Praxis kommt es bei den umlagefähigen Nebenkosten vor allem auf drei Dinge an: eine wirksame Vereinbarung im Mietvertrag, eine saubere Trennung zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Posten – etwa bei Hausmeistertätigkeiten – und einen korrekt benannten Umlageschlüssel in der Abrechnung. Wer hier sorgfältig arbeitet, vermeidet Streit mit Mietern und rechtliche Risiken.
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FAQ
Häufig gestellte Fragen zu umlagefähigen Nebenkosten
Umlagefähige Nebenkosten sind Betriebskosten, die der Vermieter laut Mietvertrag und Betriebskostenverordnung (BetrKV) auf den Mieter umlegen darf. Dazu gehören laufend entstehende Kosten wie Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Hausstrom und Versicherungen. Nicht umlagefähig sind Verwaltungs- sowie Instandhaltungskosten.
Die zentrale Grundlage ist § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Sie zählt abschließend auf, welche Kosten als Betriebskosten gelten und damit grundsätzlich umlagefähig sind. Ergänzend regelt § 556 BGB die Vereinbarung über Betriebskosten im Mietvertrag.
Nein. Verwaltungskosten – etwa Mietersuche, Buchhaltung oder Kosten der Hausverwaltung – gehören ausdrücklich nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten und müssen vom Vermieter selbst getragen werden.
Nein. Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten – also Reparaturen, Sanierungen oder Modernisierungen – sind nicht umlagefähig. Sie dienen dem Erhalt der Immobilie und sind Aufgabe des Vermieters. Auch Arbeitskosten des Hausmeisters für solche Tätigkeiten dürfen nicht umgelegt werden.
Ja. Damit du die umlagefähigen Nebenkosten tatsächlich auf den Mieter umlegen kannst, muss dies ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart sein – am sinnvollsten per generellem Verweis auf die Betriebskostenverordnung. Ohne entsprechende Klausel sind die Kosten vom Vermieter zu tragen.
Die Verteilung der umlagefähigen Nebenkosten erfolgt nach einem Umlageschlüssel: nach tatsächlichem Verbrauch, Wohnfläche, Wohneinheit oder Bewohnerzahl. Bei Heizkosten ist der Verbrauch gesetzlich vorgeschrieben (Heizkostenverordnung). Ist im Mietvertrag nichts vereinbart, gilt nach § 556a BGB die Verteilung nach Wohnfläche.
Nein. Die umlagefähigen Nebenkosten leerstehender Wohnungen musst du als Vermieter selbst tragen. Der Umlageschlüssel darf wegen Leerstand nicht zulasten der verbliebenen Mieter verändert werden (BGH, Urteil vom 31.05.2006, Az. VIII ZR 159/05).
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