Nebenkostenabrechnung ohne Stress erstellen

Eine Nebenkostenabrechnung muss bestimmte formale Anforderungen erfüllen, um verständlich und rechnerisch nachvollziehbar zu sein. Fehlen wichtige Angaben oder ist es unklar, wie bestimmte Beträge zustande kommen, gilt die Abrechnung als formal ungültig.

Daher ist es erforderlich, dass eine Nebenkostenabrechnung folgende Punkte enthält:

• Name und Anschrift aller Mieter und Vermieter, die im Mietvertrag aufgeführt sind
• Bezeichnung der Mieteinheit
• Zeitpunkt der Erstellung und Abrechnungszeitraum
• Auflistung der Betriebskosten und Erläuterung des Verteilerschlüssels
• Gesamtkosten
• Anteil der Mieter
• Endergebnis der Berechnung der Nebenkosten (nach Abzug der geleisteten Vorauszahlungen)

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Als zentrales Element bei der Nebenkostenabrechnung bestimmt der Verteilerschlüssel – auch als Umlageschlüssel bekannt – in welchem Verhältnis die Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden. Grundsätzlich wird im Mietvertrag vereinbart, welcher Verteilerschlüssel verwendet wird. Sollte der im Mietvertrag festgelegte Verteilerschlüssel ungültig sein, ist der Vermieter verpflichtet, einen neuen, sachgerechten Schlüssel zu bestimmen.

Die gängigsten Verteilerschlüssel richten sich nach…

• …dem Verbrauch: Bei der Heizkostenabrechnung müssen zwischen 50 und 70 Prozent der Heizkosten als Verbrauchskosten (sofern Zähler vorhanden sind) abgerechnet werden. Der verbleibende Anteil wird entsprechend der Wohnfläche auf die Mieter verteilt.
• …der Wohnfläche: Dieser gesetzlich vorgesehene Verteilerschlüssel ist für alle Nebenkosten anwendbar. Eine Ausnahme bilden ausschließlich die verbrauchsabhängigen Nebenkosten. Dabei werden die anfallenden Kosten entsprechend dem Anteil jeder Wohneinheit an der gesamten Wohnfläche aufgeteilt.
• …der Anzahl der Personen: Je mehr Personen in einer Wohneinheit leben, desto höher ist der Anteil an den Gesamtkosten, den diese Wohneinheit trägt. Der tatsächliche Verbrauch der einzelnen Bewohner wird dabei nicht berücksichtigt.
• …der Anzahl der Wohneinheiten: Die anfallenden Kosten werden gleichmäßig auf alle Wohneinheiten verteilt. Dies ist nur für Kosten geeignet, die unabhängig vom Verbrauch anfallen.

Ein sorgfältig ausgewählter und klar kommunizierter Verteilerschlüssel kann Missverständnisse und Streitigkeiten zwischen Vermietern und Mietern verhindern. Es ist ratsam, die Abrechnungsmethode nicht nur im Mietvertrag zu dokumentieren, sondern auch in einem persönlichen Gespräch mit den Mietern zu erläutern. Das schafft Vertrauen und zusätzliche Transparenz.

Nebenkosten umfassen alle im Mietvertrag aufgeführten Kosten, die mit der Bewirtschaftung einer Immobilie verbunden (z.B. Heizkosten für die Heizkostenabrechnung) sind. Sie können auf die Mieter umgelegt werden.

Folgende Nebenkosten können auf die Mieter umgelegt werden:

• Grundsteuer
• Lohnkosten eines Hauswarts
• Haftpflicht- und Sachversicherung
• Wartung und Strom eines Fahrstuhls
• Kosten für Entwässerungsanlage
• Kosten für Wasserverbrauch (Kalt- und Warmwasser)
• Kosten für Wärmeversorgung
• Kosten für verbundene Warm- und Heizungswasserversorgungsanlagen
• Kosten für Schädlingsbekämpfung und Gebäudereinigung
• Kosten für Müllabfuhr und Straßenreinigung
• Kosten für Betrieb einer Waschküche
• Strom für Beleuchtung des Gemeinschaftseigentums
• Reinigung des Schornsteins
• Pflege des Gartens
• Fernseh- und Kabelanschluss oder Betrieb einer Antennenanlage
• sonstige Betriebskosten (z.B. Wartung von Rauchmeldern, Reinigung der Dachrinnen, Trinkwasseranalyse)

Doch nicht alle Kostenpositionen, die bei der Bewirtschaftung einer Immobilie anfallen, dürfen in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden.

Folgende Nebenkosten können nicht auf die Mieter umgelegt werden:

• Kosten für die Hausverwaltung
• Zinsen für Immobilienkredite
• Steuern auf Mieteinnahmen
• Kosten für den Steuerberater
• Bewachung von Haus und Grundstück
• Kosten aufgrund von Leerstand
• Versicherungen (u.a. Mietausfallversicherung, private Haftpflichtversicherung des Vermieters, Reparaturversicherung und Rechtsschutzversicherung)

Um die Nebenkosten korrekt abzurechnen, muss der Abrechnungszeitraum im Mietvertrag klar festgelegt werden. Es ist wichtig, dass der Abrechnungszeitraum ein Jahr umfasst, da dies der gesetzlichen Vorgabe entspricht. In der Regel beginnt dieser Zeitraum am 1. Januar und endet am 31. Dezember des gleichen Jahres.

Nach Ablauf des Abrechnungszeitraums haben Vermieter bis zu zwölf Monate Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zukommen zu lassen. Die Frist dafür beginnt mit Ende des Abrechnungszeitraums. Versäumt ein Vermieter diese Frist, können Nachforderungen nicht mehr geltend gemacht werden.

Tipp: Vermieter sollten unbedingt darauf achten, dass Fehler in der Abrechnung nur innerhalb der Abgabefrist korrigiert werden können. Dementsprechend wichtig ist es, die Abrechnung pünktlich und korrekt zuzustellen, um rechtliche Komplikationen zu vermeiden.