Mieteinnahmen versteuern: Fünf Steuertipps für eine erfolgreiche Steuererklärung von Immobilien-Vermietern

Als Vermieter musst du deine Mieteinnahmen versteuern. Doch mit der richtigen Strategie kannst du deine Steuerlast legal minimieren. Unsere 5 Steuertipps zeigen dir, welche Ausgaben du absetzen kannst und welche Fallen du unbedingt umgehen solltest.

Wie sind Mieteinnahmen zu versteuern

Im Einkommensteuergesetz (EStG) ist genau geregelt, wie du die Einnahmen und Ausgaben rund um deine Immobilie und andere Objekte versteuern musst. Angegeben werden die einzelnen Sammelposten in Anlage V (Gewinne aus Vermietung und Verpachtung) deiner Einkommenssteuererklärung. Weitere Infos findest du im § 21 Einkommensteuergesetz.

Absetzungsfähige Werbungskosten digital verwalten

Jeder Vermieter kann die Höhe seiner Steuern beeinflussen. Bei den Einkünften aus Vermietung spielen hier vor allem die abzugsfähigen Werbungskosten eine wichtige Rolle. Beispiele dafür sind:

• Fahrt- und Reisekosten zu deinen Objekten
• Ausgaben für die Handwerkerarbeiten in der Mietwohnung
• Ausgaben für Hausverwaltung
• Grundsteuer (du darfst sie nicht auf den Mieter umlegen)
• Kosten für Makler oder andere Ausgaben im Rahmen der Neuvermietung
• Anwaltskosten im Zusammenhang mit der Wohnung
• Bankgebühren
• Nicht umlagefähige Versicherungen

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Vom Grundprinzip her musst du eine sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen: Die Einnahmen und Ausgaben werden mit dem Tag des Zahlungseingangs und -ausgangs verrechnet. Die Einzelpositionen solltest du natürlich selbst genau nachhalten. In der Steuererklärung musst du sie allerdings nicht aufschlüsseln.

Dein Einkommensteuersatz spielt dabei eine wichtige Rolle. Denn er beeinflusst die Steuerbelastung (Steuerlast) auf deine Einnahmen. So wird deine Einkommensteuer anhand der EÜR berechnet und trägt zur finalen Höhe der Steuerabgaben bei. Hast du alles weggeschickt, erhältst du vom Finanzamt einen Steuerbescheid. Hier wird dir mitgeteilt, wie hoch die Mieteinnahmen versteuert werden.

Tipp 1: Versteuerung von Mieteinnahmen – was zu den Einnahmen zählt

Alle Kosten, die Du nicht über die Nebenkostenabrechnung an Deine Mieter weitergeben konntest, zählen zu den absetzbaren AJedes Jahr musst du deine Mieteinnahmen versteuern und übersichtlich vorlegen. Die Einkünfte aus Vermietung sind vermutlich recht schnell erfasst: Es sind vor allem die tatsächlich eingegangenen Nettokaltmieten deiner Immobilie. Auch Veräußerungsgewinne (siehe hierzu Tipp 5) gehören dazu. Zudem musst du in einem separaten Punkt die erhaltenen Umlagen aufführen – also die Nebenkosten, die du von deinen Mietern erhältst und direkt weitergibst. Sie werden dann auf der Ausgabenseite direkt wieder durch die tatsächlich entstandenen Kosten gemindert.

Ein Sonderpunkt sind die Mietkautionen: Es kann sein, dass du sie nicht komplett an den Mieter zurückerstattet hast. So etwa, wenn du noch Renovierungsarbeiten nach dem Auszug durchführen musstest. Diese Einnahmen müssen ebenfalls neben den Mieteinkünften versteuert werden. Aber auch hier werden sie durch die tatsächlich entstandenen Kosten auf der Ausgabenseite gleich wieder kompensiert.

Ein gar nicht so seltener Einnahmepunkt sind mittlerweile die Zuschüsse: So kannst du zum Beispiel von der KfW Zuschüsse zur energetischen Sanierung deiner Immobilie erhalten. Auch Bundesländer und Kommunen haben oft spezielle Zuschussprogramme. Diese musst du dann auch als Einnahmen verbuchen.

Tipp 2: Was zu den Ausgaben bei der Vermietung zählt

Alle Kosten, die du nicht über die Nebenkostenabrechnung an deine Mieter weitergeben konntest, zählen zu den absetzbaren Ausgaben und können steuerlich geltend gemacht werden. Wichtig ist, dass du sie nicht mit privaten Ausgaben vermischen darfst. Ein Beispiel: Briefmarken, die du privat verwendest, darfst du nicht als Ausgaben für deine Immobilie absetzen. Sofern dir höhere Ausgaben entstehen, musst du zudem Abschreibungsregelungen beachten (siehe Tipp 3). Größere und kleinere Posten bei den Ausgaben sind zum Beispiel:

• Renovierungs-, Sanierungs- und Instandhaltungskosten: Dazu zählen zum Beispiel das neue Dach oder die Anschaffung eines neuen Wasserhahns. Achte auf die Abschreibungsregeln.
• Verwaltungskosten: Wenn du einen Verwalter beauftragst, dann kannst du die Kosten hierfür absetzen. Ebenso kannst du auch Kosten zusammenrechnen, die dir durch deine eigene Verwaltung entstehen. Zum Beispiel durch Inserate für die Wohnungen, Porto, Papier, Kontogebühren etc.
• Nebenkosten: Alle Nebenkosten, die du nicht an die Mieter weitergeben kannst oder darfst – weil du sie zum Beispiel im Mietvertrag nicht vereinbart hast – kannst du als Ausgaben geltend machen.
• Schuldzinsen: Ein wesentlicher Teil sind in der Regel deine Zinszahlungen für den Immobilienkredit. Hier muss zwischen dem Zinsanteil deines Kredits, also der Gebühr an die Bank und dem Tilgungsanteil – also deiner tatsächlichen Kreditrückzahlung – unterschieden werden. Du darfst in der Steuererklärung ausschließlich den Zinsanteil als Ausgabe geltend machen.
• Geldbeschaffungskosten: Es gibt Gebühren, die im Zuge der Finanzierung deines Hauserwerbs anfallen und die du nicht an die Mieter weitergeben kannst. Dazu gehören zum Beispiel die Notar- oder Grundbuchgebühr. Etwas umständlich nennt der Fiskus das Geldbeschaffungskosten. Diese kannst du ebenfalls als Ausgaben absetzen.

Achte bei den Ausgaben auch auf den Verlustvortrag: Damit kannst du dann auch die Kosten des aktuellen Jahres auf die Folgejahre anerkennen lassen. Wenn du einen Verlust mit der Immobilie erwirtschaftest, ist das wichtig. Denn es spart dir im Folgejahr womöglich deutlich Steuern.

Tipp 3: Was du als Vermieter über Abschreibungen wissen musst

Kompliziert wird es bei höheren Investitionen. Denn diese dürfen nicht auf einen Schlag als Ausgabe angesetzt werden, sondern sie müssen sukzessive abgeschrieben werden. Abschreibung bedeutet hier: Die Kosten dürfen dann nur gestückelt über einen längeren Zeitraum bei der Steuererklärung angegeben werden.

Es findet eine „Abschreibung für Abnutzung“ – kurz AfA – statt. Sprich: Das Finanzamt nimmt eine Art Verfallsdatum für deine Anschaffung an und du musst sie über die gesamte fiktive Lebensdauer hinweg anteilig abschreiben. 

Auf Anlage V gibt es dafür extra Punkte, die du ausfüllen musst: Und nur in Sonderfällen darf diese unterschritten werden. Zum Vergleich: Banken gehen von Nutzungsdauern von 60 bis 80 Jahren bei normal gebauten Immobilien aus. Übrigens: Der Preis für das Grundstück kann nicht abgeschrieben werden. Denn Grundstücke nutzen sich nicht ab und sind daher wertstabil. Diesen Wert musst du also aus den Anschaffungskosten herausrechnen.

• Sonder-AfA: Die Sonder-AfA (Sonderabschreibung) bei Vermietungen ermöglicht es, zusätzlich zur normalen Gebäudeabschreibung für neue Mietwohnungen steuerlich besonders hohe Abschreibungen zu nutzen. Diese gelten insbesondere für Neubauten und sollen Investitionen in neuen Wohnraum fördern. 
• Modernisierungskosten: Höhere Aufwendungen für Modernisierungen kannst du leider nicht auf einen Schlag von der Steuer absetzen. Du kannst die kompletten Kosten dann innerhalb von zwei bis fünf Jahren gleichmäßig geltend machen.
• Sonderabschreibung Denkmal: Für die Anschaffungskosten gelten die gleichen Regelungen, wie für alle anderen Gebäude auch. Aber es können zusätzlich auch die Modernisierungskosten für acht Jahre mit jährlich neun und weitere vier Jahre mit sieben Prozent von der Steuer abgesetzt werden.
• Weitere Wirtschaftsgegenstände: Es kann ja auch sein, dass du für die Verwaltung deiner Immobilie größere Anschaffungen hast. Hier gilt auch: Kleinere Anschaffungen kannst du sofort von der Steuer absetzen. Größere musst du entsprechend der AfA-Tabelle abschreiben. Die Grenze für die Sofortabschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) liegt bei 800 Euro netto (bzw. 952 Euro brutto). 

Modernisierungsmaßnahmen nach dem Kauf: So vermeidest Du Steuerfallen

Es gibt weitere Tücken, die bei der Einordnung deiner Ausgaben auftreten können. So könnte das Finanzamt die Modernisierungsmaßnahmen, die nach dem Kauf durchgeführt werden, als “anschaffungsnahen Aufwand“ und auch als „umfassend“ interpretieren. Die Grenze liegt hier bei einem Unterschreiten von drei Jahren nach dem Kauf und einem Überschreiten von 15 Prozent des Kaufpreises.

Wenn das Finanzamt dies so interpretiert, dann musst du die Kosten dafür für einen sehr langen Zeitraum abschreiben – nämlich mit zwei Prozent jährlich. Zum Vergleich: Modernisierungskosten ließen sich ja prinzipiell bereits innerhalb von zwei bis fünf Jahren komplett geltend machen.

Um die Einhaltung der Regeln auch kontrollieren zu können, fordert das Finanzamt eine „gesonderte Erläuterung ein, in der neben dem gezahlten Rechnungsbetrag auch das Rechnungsdatum, der Gegenstand der Leistung sowie das ausführende Unternehmen angegeben sind“, wie es in den Erläuterungen zur Anlage V steht. Sprich: Du musst zwar keine Quittungen einreichen, aber doch eine detaillierte Erläuterung.

Tipp 4: Wo Du Deine Gewinne und Verluste aus Immobilien einträgst

In Anlage V musst du dann jedes Jahr deine Eingaben und Ausgaben aus Vermietung eintragen. Sie ist eine Zusammenfassung deiner Buchhaltung zu den Einnahmen und Ausgaben. Zudem musst du alle zugrunde liegenden Unterlagen für zehn Jahre aufbewahren. Das Finanzamt verlangt eventuell eine Einsicht – oder es hat auch konkrete Nachfragen, die du dann mithilfe der Unterlagen beantworten musst.

Die Anlage V kann sich jedes Jahr ein wenig ändern, aber von der Grundstruktur her ist sie immer gleich:

• Angaben zum Objekt: Für jede Immobilie solltest du eine eigenständige Anlage V ausfüllen. Du musst auch schon im Kopf der Anlage angeben, ob du die Eigentumswohnungen als Ferienwohnung, nur kurzfristig oder an Angehörige vermietest. Auch die Gesamtwohnfläche wird hier angegeben.
• Mieteinnahmen: Du musst alle Mieteinnahmen versteuern. Hier gibst du nur die Nettokaltmiete der Vermietungen an, lässt also alle Umlagen weg.
• Umlagen: Die Umlagen musst du aber dennoch einmal gesondert angeben.
• Sonstige Einnahmen: Eine Aufschlüsselung der Anteile, auch nach Untervermietung oder Verpachtung, wird ebenfalls angegeben.
• Werbungskosten: Dies ist nun ganz konkret die Ausgabenseite. Auch hier fügst Du zusammengefasst die errechneten Ausgaben deiner Immobilie ein. Hier gibt es neben den möglichen Abschreibungen auch eine Zeile, in der im Prinzip alle deine laufenden Kosten eingetragen werden, wobei die Verwaltungskosten noch einmal separat aufgeführt werden.

Tipp: Führe eine ordentliche Buchhaltung: Hefte alle Quittungen und Unterlagen sauber ab. Am besten digitalisierst du sie auch gleich noch mit dem einfachen immocloud-Tool. Dann hast du nach dem Jahreswechsel kaum Mühe, deine Steuererklärung zu bewerkstelligen und kannst deine Mieteinnahmen versteuern.

Sonderregelungen für Angehörige

Achtung: Wenn du eine Immobilie an Angehörige überlässt, dann gelten beim Absetzen der Verluste Sonderregelungen. Du kannst sie dann nicht oder nicht vollständig in Anlage V geltend machen.

Tipp 5: Ab wann du Immobilienvermögen steuerfrei verkaufen darfst

Wenn du keine Spekulationssteuer zahlen möchtest, darfst du exakt zehn Jahre lang – ab dem Datum des Notarvertrags – deine Immobilie nicht verkaufen. Sonst wird die Steuer auf Gewinne aus dem Verkauf fällig. Grundlage hierfür ist dein individueller Steuersatz. Das gilt nur dann, wenn Du einen Verkaufsgewinn erzielst.

Unsere Zusammenfassung

Mieteinnahmen müssen im Rahmen der Einkommensteuererklärung in der Anlage V angegeben werden, wobei alle Einnahmen und abzugsfähigen Ausgaben rund um die Immobilie zu berücksichtigen sind. Die Steuer erfolgt nach dem EÜR-Prinzip: Einnahmen und Ausgaben werden mit ihrem jeweiligen Zahlungsdatum verrechnet. Werbungskosten wie Reparaturen, Zinsen und Verwaltungskosten können abgezogen werden und mindern die Steuerlast. Höhere Investitionen, etwa für Modernisierungen, müssen meist über Abschreibungen gestückelt abgesetzt werden. Ein Verkauf der Immobilie ist nach zehn Jahren steuerfrei; alle steuerlichen Vorgänge sollten stets mit Belegen dokumentiert und sorgfältig aufbewahrt werde

Als Experten für Immobilienrecht stehen wir dir bei Fragen jederzeit gerne zur Verfügung.