Die E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2025 bringt für Vermieter einige Veränderungen mit sich. Während viele bereits digitale Rechnungen nutzen, reicht eine einfache PDF-Rechnung künftig nicht mehr aus. Stattdessen müssen Rechnungen in einem strukturierten, elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden.
Doch wer ist betroffen? Was müssen Vermieter beachten? Und wie gelingt die einfache Umsetzung? In diesem Artikel beantworten wir die in Kooperation mit ECOVIS KSO wichtigsten Fragen.
E-Rechnung: das müssen Vermieter jetzt wissen
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Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Die gängigsten Formate sind:
- XRechnung: Reines XML-Format ohne zusätzliche visuelle Darstellung
- ZUGFeRD: Hybridformat mit XML-Daten und einer eingebetteten PDF-Datei
Wichtig: Eine reine PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung und wird wie eine Papierrechnung behandelt!
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Wer muss ab 2025 eine E-Rechnung empfangen?
Ab 1. Januar 2025 müssen alle Vermieter E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das betrifft sowohl:
- Private Vermieter (auch bei umsatzsteuerfreier Wohnraumvermietung)
- Gewerbliche Vermieter
- Hausverwaltungen
Ein einfacher E-Mail-Eingang reicht aus, um eine E-Rechnung zu empfangen. Allerdings müssen die Rechnungen revisionssicher gespeichert und maschinell auswertbar sein. Das bedeutet, wenn das Finanzamt die Rechnung einsehen möchte, muss diese elektronisch vorzeigbar sein. Das Ausdrucken und Abheften einer Rechnung erfüllt die Anforderungen nicht.
Achtung: Verweigert ein Vermieter die Annahme einer E-Rechnung, hat der Rechnungsaussteller kein Recht, eine alternative Rechnungsform (z. B. PDF oder Papier) zu nutzen!
Für welche Vermieter gilt die Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung?
Die neue Pflicht betrifft vor allem gewerbliche Vermieter sowie Vermieter von Gewerbeimmobilien. Wenn du als Vermieter Rechnungen an Unternehmen stellst (z. B. Büromieter oder Ladenmieter), musst du ab 2025 die E-Rechnung nutzen.
Gewerbliche Vermietung (B2B) → E-Rechnungspflicht möglich
Vermieter, die Gewerbeimmobilien vermieten, müssen ab 2025 unter bestimmten Bedingungen eine E-Rechnung ausstellen. Das gilt für:
- Vermieter, die zur Umsatzsteuer optieren (nach § 9 UStG)
- Kurzfristige Vermietungen (z. B. Monteurwohnungen)
- Vermietung von Stellplätzen oder Garagen (ohne Verbindung zur Wohnraummiete)
- Lieferung von Mieterstrom
Wohnraumvermietung (B2C) → Keine Pflicht
Für private Vermieter, die nur Wohnraum vermieten, besteht in der Regel keine Pflicht zur E-Rechnung, da sie meist nicht als Unternehmen gelten. Dennoch kann die freiwillige Nutzung einer digitalen Rechnungsstellung vorteilhaft sein.

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Welche Fristen gelten für die Umstellung auf die E-Rechnung?
Die E-Rechnungspflicht gilt nicht automatisch ab dem 01.01.2025. Ab diesem Datum ist lediglich der Empfang einer E-Rechnung verpflichtend, wenn diese ausgestellt wird. Dafür reicht ein einfaches E-Mail-Postfach. Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten die folgenden Fristen, die Vermieter beachten sollten:
- Ab dem 1. Januar 2025: Unternehmen und gewerbliche Vermieter müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
- Übergangsfrist bis 2026/2027: In dieser Zeit sind noch einige Ausnahmen möglich, etwa die Nutzung von PDF-Rechnungen. Dennoch sollten sich Vermieter frühzeitig auf die neue Pflicht vorbereiten.
- Ab 2028: Die elektronische Rechnungsstellung wird zur ausschließlichen Pflicht, d. h., Rechnungen in Papierform oder als einfache PDF werden nicht mehr anerkannt.
Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen, müssen aber trotzdem E-Rechnungen empfangen können. Unternehmen, die noch nicht über eine geeignete Softwarelösung verfügen, sollten sich frühzeitig mit der Implementierung beschäftigen, um reibungslose Prozesse sicherzustellen.
Sonderfälle: E-Rechnung bei Dauermietverträgen
Für Mietverträge, die vor dem 1. Januar 2027 abgeschlossen werden, gelten Sonderregelungen.
- Bestehende Dauerrechnungen (z. B. Mietrechnungen als PDF-Datei) bleiben gültig, solange sich die Angaben nicht ändern
- Eine E-Rechnung kann als Dauerrechnung ausgestellt werden, wenn der Mietvertrag als Anlage digital verknüpft ist
immocloud-Tipp:
So bereitest du dich auf die E-Rechnung vor
Damit du als Vermieter die neuen Anforderungen problemlos erfüllst, solltest du folgende Schritte beachten:
-
Prüfe deine Verpflichtung: Betrifft dich die E-Rechnungspflicht, oder kannst du weiterhin Papierrechnungen verwenden?
-
Setze eine passende Software ein: Nutze ein digitales System, das E-Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD erstellt und speichert.
-
Kommuniziere mit deinen Mietern: Gewerbliche Mieter sollten über die Umstellung informiert werden.
-
Schule dein Team: Falls du eine Hausverwaltung hast, sollten alle Mitarbeitenden mit den neuen Anforderungen vertraut sein.
E-Rechnung einfach mit immocloud verarbeiten
Mit immocloud kannst du als Vermieter problemlos die Anforderungen an die E-Rechnung erfüllen – ohne Stress! Alle eingehenden Rechnungen speicherst du digital in der Cloud, sodass diese immer im korrekten Format für die Finanzverwaltung zur Verfügung stehen.
Zurzeit arbeiten wir ebenfalls daran, dass du die XML-Datei aus der E-Rechnung direkt in deinen Einnahmen und Ausgaben verarbeiten kannst. Die Daten werden anschließend automatisch aus der Rechnung ausgelesen und deine Buchungsmaske befüllt. Über alle Neuerungen informieren wir dich auf unserer Seite zu den Funktionsupdates.
Unser Fazit
Die E-Rechnungspflicht betrifft viele Vermieter, besonders bei der Gewerbevermietung. Wer sich jetzt vorbereitet, kann spätere Umstellungen vermeiden und profitiert von einer effizienteren und papierlosen Rechnungsstellung.

Benedikt Jakobs
Steuerberater bei ECOVIS KSO
ECOVIS KSO Steuerberater + Rechtsanwälte GmbH & Co. KG
Grafenberger Allee 297
40237 Düsseldorf
E-Mail: info-kso@ecovis-kso.com

Lars Rinkewitz
Steuerberater bei ECOVIS KSO
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