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Bis zum Jahresende musst Du in aller Regel mit der Nebenkostenabrechnung für Deine Mieter durch sein. Aber es ist mehr als sinnvoll, früher fertig zu sein, denn sonst tappst Du in eine typische Falle.  Diese 4 Dinge solltest Du über die Fristen zur Nebenkostenabrechnung wissen.

Als Vermieter bist Du verpflichtet, einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung vorzulegen. Voraussetzung: Du hast die Abrechnung der Nebenkosten auch tatsächlich im Mietvertrag vereinbart. Wenn das nicht der Fall ist, trägst Du als Vermieter die Nebenkosten selbst zu 100 Prozent.

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Ärger vermeiden ist die bessere Strategie

Hohe Nachzahlungen mag kein Mieter. Deshalb ist es sinnig, wenn möglich, die Erhöhung der Betriebskosten irgendwie voranzukündigen. Etwa, wenn im persönlichen Gespräch erwähnt wird, dass der letzte Winter doch recht kalt und dadurch natürlich die Heizkosten gestiegen sind. Manchem Mieter ist es auch lieber, etwas mehr im Monat zu bezahlen, bevor er nachzahlen muss. Ein Knackpunkt ist auch der Mieterwechsel: Wenn zum Beispiel die vierköpfige Familie auszieht und ein Single einzieht, dann sind die Nebenkostenabschläge vermutlich deutlich zu hoch bemessen. Sprich mit Deinem Mieter über eine adäquate Anpassung. Anpassungen der Abschlagszahlungen musst Du im späteren Verlauf begründen und in schriftlicher Form ankündigen.

1. Einmal im Jahr abrechnen

Geregelt sind die Fristen zur Nebenkostenabrechnung in Paragraf 556 im Bürgerlichen Gesetzbuch (Link). Und hier steht ganz eindeutig in Absatz 3: „Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monat nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.“

Sprich: Üblicherweise rechnest Du die Betriebskosten immer für ein Kalenderjahr ab, also vom 1. Januar bis 31. Dezember. Wenn Du die Betriebskosten also vom Mieter erstattet bekommen möchtest, musst Du die Abrechnung für das Jahr 2020 spätestens bis zum 31. Dezember 2021 zum Mieter gesendet haben. Geschieht dies nicht, kannst Du in der Regel keine Nachforderungen mehr stellen.

Die Frist hälst Du allerdings nur ein, wenn die Abrechnung bei Deinem Mieter bis spätestens zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums im Briefkasten liegt. Es reicht nicht aus, dass Du sie rechtzeitig in die Post gegeben hast, wie der Bundesgerichtshof (Urteil v. 21.1.2009, Az. VIII ZR 107/08 (Link) entschieden hat.

2. Auf korrekte Abrechnung achten

Nur eine formal korrekte Abrechnung ist auch eine gültige Nebenkostenabrechnung. Sprich: Wenn Du bei Deiner Abrechnung einen Fehler machst, dann muss der Mieter die darin geforderten Beträge nicht zahlen. Entweder, Du schaffst es dann innerhalb der Abrechnungsfrist eine neue, korrekte Abrechnung zu erstellen – oder Du gehst leer aus.

Der Bundesgerichtshof (Urteil v. 23.11.1981, WuM 1982, S. 207) entschied schon vor etlichen Jahren, dass eine formell korrekte Betriebskostenabrechnung mindestens diese Punkte enthalten muss:

  • Zusammenstellung der Gesamtkosten pro Betriebskostenposition,
  • Angaben und die Erläuterungen zum jeweiligen, zugrunde gelegten Verteilungsschlüssel,
  • Anteil des Mieters daraus
  • Bereits bezahlte Vorauszahlungen und was nach deren Abzug übrig bleibt

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Schema für die Abrechnung verwenden

Die Tücke liegt bei der Nebenkostenabrechnung im Detail: Wie viel Quadratmeter hat die Mieterwohnung und wie hoch ist der Anteil an der Gesamtfläche? Mit welchem Schlüssel wird umgerechnet? Wie hoch ist die Einzelposition und welcher Anteil entfällt auf die jeweilige Wohnung? Das wird sehr schnell unübersichtlich. Deshalb solltest Du ein Standard-Schema verwenden. Mit immocloud.de steht Dir ein sehr einfach zu bedienendes Tool zur Verfügung, damit Du die Nebenkostenabrechnung fehlerfrei durchführen kannst.

3. Prüffrist des Mieters beachten

Nun kannst Du aber dem Mieter nicht einfach die Nebenkostenabrechnung vorlegen und dann eine umgehende Zahlung von ihm erwarten. Es gibt hierfür mehrere Fristen:

  • Nachzahlung nach zwei Monaten: Dein Mieter muss die geforderte Nachzahlung nicht sofort bezahlen. Hierzu regelt Paragraf 560, Absatz 2 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches (Link): „Der Mieter schuldet den auf ihn entfallenden Teil der Umlage mit Beginn des auf die Erklärung folgenden übernächsten Monats.“ Sprich: Er hat formal eine Prüffrist. Das Risiko: Wenn er innerhalb dieser zwei Monate einen Fehler in der Nebenkostenabrechnung findet, ist sie formal ungültig.
  • Widerspruchsfrist nach zwölf Monaten: Darüber hinaus hat Dein Mieter zwölf Monate lang die Möglichkeit, einen Einspruch gegen die Abrechnung zu erheben. Das ist in Paragraf 556, Absatz 3, des Bürgerlichen Gesetzbuches (Link) so geregelt. Fällt ihm nach der Prüffrist etwas auf, muss er seinen Widerspruch konkretisieren und Du musst die Abrechnung korrigieren und die eventuell zu viel gezahlten Beträge zurückzahlen.

Dein Mieter hat also das Recht zur Prüfung und zum Widerspruch. Da ja Betriebskostenrechnungen das Image haben, häufig falsch zu sein, gehen viele Mieter damit zu ihrem Mieterverein.

4. Besser zwei Monate vorher die Nebenkostenabrechnung stellen

In der Praxis haben diese Fristen somit Brisanz. Angenommen, Du stellt die Betriebskostenrechnung Deinem Mieter auf den letzten Drücker Ende Dezember zur Verfügung. Dann könnte dieser innerhalb der zweimonatigen Prüffrist feststellen, dass diese fehlerhaft ist, also zum Beispiel am 10. Januar des Folgejahres – und die komplette Zahlung verweigern. Denn dann zählt die Betriebskostenabrechnung als nicht gestellt.

Und Du kannst dann nichts mehr dagegen tun, denn Du bist schlichtweg nicht mehr in der Lage, innerhalb der Abrechnungsfrist – also bis zum 31. Dezember – eine formal korrekte Nebenkostenabrechnung nachzureichen. Du bleibst dann auf den Kosten sitzen.

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Besser spätestens Ende September die Betriebskostenrechnung erstellen

Zwar hat Dein Mieter auch nach der Prüffrist von de fakto zwei Monaten die Möglichkeit, der Betriebskostenabrechnung zu widersprechen. Dann musst Du aber nur noch korrigieren und Du kannst eben den korrekten Betrag fordern. Um auf Nummer sicher zu gehen, solltest Du also die Betriebskostenabrechnung allerspätestens Ende September dem Mieter zustellen – er muss sie da tatsächlich erhalten haben. Dann kann er nur noch eine Korrektur verlangen – nicht aber eine komplette Zahlung verweigern.