Gas und Strom werden teurer, da müssten doch schnell die Abschlagszahlungen der Mieter angepasst werden. Doch wann und wie darf der Vermieter die Nebenkosten erhöhen? Fakt ist: Vermieter dürfen jedoch nicht so einfach handeln! Denn der Umgang mit den Nebenkosten ist gesetzlich und durch viele Gerichtsurteile genau geregelt.
Nebenkostenerhöhung ohne rechtliche Probleme durchsetzen
Der Anstieg der Energiekosten und die spürbare Inflation in fast allen anderen Bereichen unseres Lebens wirken sich auch auf die Kosten für das Wohnen aus. Als Vermieter bist Du in Deiner Beziehung zu den Mietern ebenfalls gefragt. Denn vielfach sind gerade die Nebenkosten betroffen, sodass die Warmmiete ansteigt.
Das Problem: Die Festsetzung der Vorauszahlungen gehört zu Deinen Aufgaben und Du hast im Normalfall auch die Kosten im Blick. Theoretisch müsstest Du den Betrag unterjährig anpassen, sonst drohen exorbitante Nachzahlungen und manche Mieter können Schwierigkeiten bekommen, die großen Beträge zusammenzukratzen.
Doch gelten hier sehr enge Vorgaben und der folgende Artikel erläutert, unter welchen Voraussetzungen Du aktiv werden darfst und welche Strategien sinnvoll sind.
Die vertragliche Grundlage zählt
Der erste Schritt, um zu klären, ob der Vermieter die Nebenkosten erhöhen darf, ist ein Blick in den Mietvertrag. Dort müssen die Nebenkosten und die Angaben zur Umlage aufgeführt sein, die der Mieter zu tragen hat.
Am sinnvollsten geschieht das per generellem Verweis auf die Betriebskostenverordnung, anstatt jeden Posten einzeln aufzuführen. Doch wie auch immer die Regelung bei Dir aussieht: Eine Anpassung dieser Kosten ist nur dann möglich, wenn es im Mietvertrag explizit vereinbart wurde. Gerade bei älteren Mietverhältnissen, die Du vielleicht sogar übernommen hast, kann eine Überprüfung der Vertragsunterlagen sinnvoll sein.
Bei neuen Mietern ist es sinnvoll, eine geprüfte und rechtlich optimale Mietvertragsvorlage zu nutzen – so wie die professionelle Vorlage von immocloud. Sie schöpft alle vorhandenen Möglichkeiten aus und bietet Dir maximalen Spielraum.
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Nebenkostenvorauszahlung versus Pauschale
Die meisten Mietverträge sprechen von einer Nebenkostenvorauszahlung, die Mieter zusätzlich zur Kaltmiete bezahlen müssen. Nach der jährlichen Abrechnung musst Du als Vermieter den Ausgleich dann je nach tatsächlich erfolgtem Verbrauch festlegen.
Diese Regelung findet sich beispielsweise im Mustermietvertrag von immocloud. In den meisten Fällen bietet sie die beste Grundlage für unkomplizierte und faire Abrechnungen – für Mieter und Vermieter. Alternative zu den Betriebskostenvorauszahlungen gibt es die Betriebskostenpauschale. Dieser Betrag beinhaltet auch mögliche Schwankungen der Kosten. In der Regel sollten hier auch steigende Ausgaben mit diesem Pauschalbetrag abgegolten sein.
Hier muss keine zusätzliche Abrechnung erfolgen und die Möglichkeit zur Anpassung ausdrücklich im Mietvertrag erwähnt werden. Derartige Konstruktionen ergeben beispielsweise bei kurzfristigen Mietverhältnissen oder bei Full-Service-Angeboten Sinn.
Abrechnungsfristen beachten
Als Vermieter weißt Du, dass die jährliche Nebenkostenabrechnung gemäß der Vorgaben des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen muss. Diese Abrechnungsfrist entscheidet auch darüber, wenn Du eine Anpassung der Nebenkosten vornehmen möchtest.
Denn grundsätzlich darfst Du die monatlichen Abschlagszahlungen nur dann erhöhen, wenn Du zuvor eine Nebenkostenabrechnung erstellt hast. Gleichzeitig muss ein deutliches Missverhältnis zwischen den Vorauszahlungen und den tatsächlichen Kosten vorliegen.
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Zu erwartende Steigerungen der Betriebskosten in der Nebenkostenerhöhung berücksichtigen
Wichtig: Auch zu erwartende Kostensteigerungen darfst Du berücksichtigen. Allerdings braucht es dazu eine klare Prognose, anhand derer Du Transparenz für den Mieter erzeugst. Du darfst nicht einfach so grundlos mehr verlangen. Ergeben sich rückwirkende oder zukünftige Missverhältnisse, ist eine Anpassung rechtens – allerdings nur einmal pro Jahr.
Zusätzlich musst Du natürlich auch die zu wenig (oder zu viel) gezahlten Beträge des Abrechnungszeitraumes nachträglich mit Deinen Mietern verrechnen. Angesichts der Preisexplosion bei Gas und Strom kommen hier oftmals horrende Summen in der Nachzahlung zusammen. Die Mieterhöhung fühlt sich in einigen Fällen wie eine zusätzliche Miete an.
Darf der Vermieter jedes Jahr die Nebenkosten erhöhen?
Ja, rein theoretische ist es möglich, jedes Jahr eine Erhöhung der Nebenkosten vorzunehmen. Aber nur dann, wenn die tatsächlichen Betriebskosten auch wirklich jährlich steigen.
Die Kostensteigerungen müssen nachweisbar vorliegen – so beispielsweise höhere Energiekosten oder gestiegene kommunale Abgaben. Auch ist eine jährliche Anpassung möglich, wenn sich zeigt, dass die bisherigen Zahlungen nicht ausgereicht haben, um die Nebenkosten abzudecken.
Wie hoch darf der Vermieter die Nebenkosten erhöhen?
Und um wie viel dürfen die Nebenkosten erhöht werden? Möchtest Du die Nebenkosten anpassen, musst Du Dich an den tatsächlichen Mehrkosten orientieren. Pauschal oder willkürlich darfst Du keine Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlungen vornehmen.
Auch hier kommen wieder die vorliegenden offensichtlichen Steigerungen wie höhere Energiepreise ins Spiel. Achte immer darauf, dass die Betriebskostenerhöhung fair und nachvollziehbar ist.
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Voraussetzungen für eine Betriebskostenanpassung
Die Voraussetzungen für eine Anpassung der Nebenkosten sind im deutschen Mietrecht exakt vorgegeben und durch Gerichte präzisiert. Demnach gelten diverse Voraussetzungen:
- Die Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung muss im Mietvertrag gestattet sein
- Eine Betriebskostenabrechnung muss vorliegen
- Die Betriebskostenabrechnung muss inhaltlich und formell korrekt sein
- Die Anpassung muss angemessen sein
Ein weiterer Grund für eine Betriebskostenanpassung liegt vor, wenn sich die Anzahl der Bewohner ändert. Zieht beispielsweise eine weitere Person in die Wohnung ein, lässt sich für die Zukunft ein höherer Verbrauch annehmen. Er rechtfertigt eine Anpassung.
Übrigens können die Mieter auch von sich aus auf Dich zukommen und um veränderte Zahlungen bitten. Genau wie Du dürfen sie jedoch nicht einfach tätig werden. Auch hier ist ein gegenseitiges Einvernehmen erforderlich.
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Geh auf Deinen Mieter zu!
Einseitig darfst Du also nicht ohne weiteres tätig werden. Allerdings ziehen es auch die meisten Mieter vor, über Preissteigerungen frühzeitig informiert zu werden und auch bereits die Abschläge anzupassen.
Deshalb ist es sinnvoll, in Situationen wie 2022 oder 2023 mit explodierenden Gaspreisen und Heizkosten bereits unterjährig auf Deine Mieter zuzugehen. Denn in beiderseitigem Einvernehmen darfst Du jederzeit die Nebenkosten anpassen – sofern diese Möglichkeit im Mietvertrag vereinbart wurde.
Ist diese sogenannte Öffnungsklausel vorhanden und Dein Mieter einverstanden, musst Du die Erhöhung der Nebenkosten zunächst schriftlich ankündigen und sie danach umsetzen. Auch hier sind für die Ankündigung formale Einschränkungen zu beachten. Du musst sowohl den Zweck als auch die Höhe der Anpassung einer Vorauszahlung begründen.
So rechnest du die Nebenkosten einfach ab
Du hast Dich mit Deinen Mietern geeinigt oder die Anpassung ergibt sich durch die gerade erfolgte Abrechnung? Dann müssen die veränderten Angaben natürlich auch in die Praxis umgesetzt werden. Das heißt also, dass Du sowohl Deine interne Berechnung als auch die Kommunikation mit den Mietern anpassen musst.
Du suchst nach einer einfachen Lösung, um Nebenkostenabrechnungen einfach und professionell zu erstellen? immocloud macht diese Aufgabe zum Kinderspiel – Du kannst die Nebenkostenabrechnung in 3 Schritten digital erledigen. Es sind nur wenige Klicks erforderlich, in 5 Minuten hast Du die gesamte Abrechnung inkl. der Betriebskosten rechtssicher erstellt.
Gleichzeitig erstellt die Software aus dem Muster ein versandfertiges Anschreiben für Deine Mieter. Du kannst es anschließend per Mail versenden oder ausdrucken und per Post verschicken. So geht Nebenkostenabrechnung!
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