Die Heizkostenverordnung ist ein zentraler Bestandteil jeder Abrechnung. Sie regelt, wie die Heiz- und Warmwasserkosten zwischen den einzelnen Mietern und dem Vermieter aufgeteilt werden. Als Vermieter kommst du nicht um die Heizkostenverordnung herum. Was sind die wesentlichen Punkte der Heizkostenverordnung und worauf musst du als Vermieter achten? Hier erfährst du mehr darüber. Als Experten für Immobilienrecht geben wir dir praktische Tipps für eine rechtssichere Abrechnung.
Was ist die Heizkostenverordnung?
Die Heizkostenverordnung (HeizkV) regelt die Abrechnung von Heizkosten und Warmwasserkosten in Miet- und Eigentumswohnungen. Sie wurde im Jahr 1981 eingeführt und ist seitdem mehrmals geändert worden. Wesentliches Motiv für die Einführung der Heizkostenordnung war das Ziel, die Kosten für den Energieverbrauch in Gebäuden gerecht zu verteilen. Die Heizkostenverordnung soll auch zu einem energiesparenden Umgang mit Ressourcen motivieren.
immocloud-Tipp:
Die Vorgaben der Heizkostenverordnung sind verbindlich. Sie können auch durch individuelle Regelungen im Mietvertrag nicht außer Kraft gesetzt werden. Das ist nur in seltenen Ausnahmefällen möglich.
Für die Praxis legt die Heizkostenverordnung fest, dass mindestens 50 Prozent der Kosten nach individuellem Verbrauch abzurechnen sind. Außerdem macht sie bestimmte Erfassungsgeräte obligatorisch, um eine zuverlässige und einheitliche Messung zu gewährleisten.
Kurz gesagt dient die Heizkostenverordnung drei Zielen:
- Transparenz (für Mieter und Vermieter)
- Fairness (gerechte Verteilung der Kosten)
- Umweltbewusstsein (Verdeutlichung der Einsparpotenziale)
Wichtige Grundsätze der Heizkostenverordnung
Wie erreicht die Heizkostenverordnung ihre Ziele, mehr Transparenz, Fairness und Umweltbewusstsein zu schaffen? Ganz einfach, indem sie sich an drei Grundsätzen orientiert:
- Verbrauchsabhängige Abrechnung – damit wird der tatsächliche Verbrauch abgerechnet. So wird sparsamer Energieverbrauch belohnt.
- Pflicht zur Messung des individuellen Energieverbrauchs mit dafür geeigneten Geräten. So kann jede Wohneinheit getrennt erfasst werden.
- Informationspflicht: Nutzer müssen regelmäßig über ihren Verbrauch informiert werden, damit sie ihn zeitnah anpassen können.
Novellierung der Heizkostenverordnung 2024
Deutschland stellt auf Wärmepumpen um. Und davon ist auch die Heizkostenverordnung betroffen. Denn früher mussten Wärmepumpen nicht verbrauchsabhängig abgerechnet werden.
Seit dem 1. Oktober 2024 entfällt diese Ausnahmeregelung. Ab diesem Datum sind auch Kosten des zur Wärmeerzeugung verbrauchten Stroms umlagefähige Kosten, die getrennt abgerechnet werden. Gebäude, die mit Wärmepumpen beheizt werden, müssen innerhalb einer Übergangsfrist bis zum 30. September 2025 mit Verbrauchserfassungsgeräten ausgestattet werden.
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Pflichten für Vermieter nach der Heizkostenverordnung
Individuelle Erfassung und verbrauchsorientierte Abrechnung – wie funktioniert das? Im Prinzip gibt es nur wenige Punkte, die du als Vermieter beachten musst. Bei diesen Punkten musst du aber möglichst genau vorgehen. Denn sonst drohen dir finanzielle Nachteile. Achte deshalb auf die korrekte Installation, die jährliche Abrechnung und deine regelmäßigen Informationspflichten.
Verbrauchserfassung installieren
Flächendeckende Digitalisierung der Verbrauchserfassung, um den Energieverbrauch effizienter und transparenter zu gestalten – das ist ein ambitioniertes EU-Ziel, das durch die Heizkostenverordnung zum Gesetz wurde.
Praktisch heißt das für dich als Vermieter:
- Seit 2021 müssen alle Messgeräte, die neu installiert werden, fernablesbar sein.
- Bereits vorhandene Geräte müssen bis spätestens 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ersetzt werden.
Für die Installation der Wärmezähler empfehlen wir dir, einen Fachbetrieb zu beauftragen. Denn diese Arbeit erfordert präzise Kenntnisse von Heizungsanlagen.
Jährliche verbrauchsabhängige Abrechnung
Eine wichtige Pflicht für jeden Vermieter ist die jährliche verbrauchsabhängige Abrechnung, die sich aus § 556 Abs. 3 BGB ergibt. Die Abrechnung sollte klar und nachvollziehbar für den Mieter sein.
- Die Kosten werden in einen Grundanteil und einen Verbrauchsanteil gesplittet (zum Beispiel 30/70)
- Der Mieter muss die Abrechnung spätestens 12 Monate nach dem Abrechnungszeitraum erhalten.
- Auf Verlangen musst du für die Abrechnung Belege vorlegen können.
Kosten richtig aufteilen
Wie teilst du als Vermieter die Verbrauchskosten richtig auf? Die Heizkostenverordnung verlangt eine Aufteilung der Heiz- und Warmwasserkosten in Verbrauchs- und Grundkosten. Grundkosten werden meist nach Wohnfläche verteilt. Als Vermieter legst du den Verteilerschlüssel fest: 50 bis 70 Prozent werden vom tatsächlichen Verbrauch bestimmt, der Rest wird fixiert. Eine reine Verbrauchsabrechnung ist nicht zulässig.
Mieter informieren
Du bist verpflichtet, deinen Mietern monatlich Verbrauchsinformationen bereitzustellen – und zwar aktiv, nicht erst auf Nachfrage. Das kann per E-Mail oder über ein passwortgeschütztes Onlineportal mit Benachrichtigung erfolgen. Auch hier spielen datenschutzrechtliche Bestimmungen eine Rolle. Achte außerdem auf einen nachvollziehbaren Nachweis über den Zugang der Informationen, um Kürzungsansprüche deiner Mieter zu vermeiden.
immocloud-Tipp:
Nutze am besten ein digitales Abrechnungsportal mit automatischer E-Mail-Benachrichtigung und Zugangsnachweisen. Dann kann nichts schiefgehen.
Was passiert bei Verstößen gegen die Heizkostenverordnung?
Sorgfalt zahlt sich aus. Wenn du nämlich Verbrauchsdaten nicht korrekt erfasst oder die monatlichen Informationen nicht bereitstellst, kannst du finanzielle Nachteile erleiden. Denn bei Verstößen gegen die Heizkostenverordnung durch den Vermieter hat der Mieter das Recht auf Kürzungen seines Anteils – und zwar von 15 Prozent, wenn die Abrechnung nicht auf dem Verbrauch beruht (§ 12 HeizkV).
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Praxistipps für Vermieter
Die Heizkostenverordnung stellt an dich als Vermieter viele Anforderungen. Beachte in der Praxis die wichtigsten Punkte:
- Erstelle jährlich deine Heizkostenabrechnungen und lege diese fristgerecht innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums deinen Mietern vor.
- Achte auf den richtigen Verteilungsschlüssel (§ 7 HeizkV: 50 bis 70 % Verbrauch, 30 bis 50 % Grundkosten).
- Überprüfe regelmäßig die ordnungsgemäße Installation und Funktionsfähigkeit der Messeinrichtungen.
- Informiere dich laufend über gesetzliche Veränderungen. Denn die HeizkV wird regelmäßig angepasst, insbesondere durch EU-Vorgaben wie die Energieeffizienzrichtlinie.
- Stelle deinen Mietern monatliche Verbrauchsinformationen zur Verfügung (am besten digital).
immocloud-Tipp:
Es lohnt sich, wenn du dich regelmäßig über energetische Sanierungen informierst, um die Heizkosten langfristig zu senken. Hierfür gibt es viele staatliche Fördermöglichkeiten. Bei Modernisierungen kannst du unter bestimmten Voraussetzungen auch die Miete erhöhen.
Unsere Zusammenfassung
Die Heizkostenverordnung beinhaltet viele Pflichten für die Abrechnung, die Verbrauchserfassung und Information der Mieter. Manchmal kann es schwerfallen, den Überblick zu behalten. Deshalb lohnt sich Expertenhilfe. Als Spezialisten für Nebenkostenabrechnungen stellen wir dir eine leistungsfähige, intuitive und zuverlässige Software zur Verfügung, mit der du deine Verpflichtungen als Vermieter einfach und digital mit wenigen Klicks erfüllst.
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