Die Verteilung der Kosten ist unterteilt in 2 Schritte. In Schritt 1 werden alle Kosten zu Deinem gesamten Objekt erfasst, während Du in Schritt 2 alle individuellen Kosten zu einer oder mehrerer Wohnungen erfassen kannst. In diesen Schritten öffnet sich eine Tabelle, in der Du die Kostenart auswählen, Hinweise bzw. Notizen einpflegen kannst, ein Rechnungsdatum hinterlegen, die Gesamtkosten festhalten, einen Verteilerschlüssel auswählen und abschließend, bei der Erfassung der individuellen Kosten zu einer oder mehrerer Wohnungen, die betroffenen Einheiten auswählen kannst. Dieser Liste können beliebig viele Kostenarten hinzugefügt, oder gelöscht werden.
Kostenart: Über ein Drop-Down-Menü besteht die Möglichkeit die gesuchte Kostenkategorie für Deine Nebenkostenabrechnung auszusuchen. Von A, wie Abwasser, über L, wie Legionellen, bis W, wie Winterdienst ist alles dabei. Und solltest Du in unserer ausführlichen Liste nicht fündig werden, so kann die von dir gewünschte Kostenkategorie manuell und individuell angelegt werden.
Hinweise: Der Tabellenpunkt “Hinweise” ist optional. Dort können Angaben für zusätzliche Informationen in der Abrechnung gemacht werden.
Datum: Dieses Feld dient der Hinterlegung bei manuellen Rechnungen und zur Erhöhung der Auffindbarkeit. Das Datum ist lediglich eine interne Referenz, die nicht auf der Nebenkosten Abrechnung gedruckt wird.
Gesamtkosten: Hier werden die Gesamtkosten der vorher ausgewählten Kostenart angegeben.
Verteilerschlüssel: An diesem Punkt wird die Verteilung geregelt. Folgende Verteilerschlüssel stehen zur Verfügung: Wohnfläche, Wohneinheiten, Verbrauch, Personenzahl und Direkt. Hinweis: Wählst Du den Verteilerschlüssel “Direkt” aus, muss an dieser Stelle noch eine Nebenrechnung erfolgen und unter “Gesamtkosten” die echten Kosten des jeweiligen Mieters eingegeben werden. 
Betroffene Einheit: Hier kannst Du die betroffenen Einheiten auswählen, auf die die Gesamtkosten verteilt werden (dient der Schlüsselung der Gesamtkosten auf die entsprechenden Einheiten). Hast Du als Verteilerschlüssel “Verbrauch” oder “Direkt” ausgewählt, so legst Du an dieser Stelle den entsprechenden Mieter fest.
Wie verwende ich die Verteilerschlüssel richtig?
Nach Auswahl der Kostenart, gibst Du im Feld “Gesamtkosten” die gesamten Kosten aller Einheiten ein. Je nachdem, was im Mietvertrag vereinbart wurde, wählst Du den entsprechenden Verteilerschlüssel aus: Wohnfläche (in Quadratmetern), Wohneinheiten, Verbrauch, Personenanzahl oder Direkt. Bei den genannten Verteilerschlüsseln wird der Nutzungszeitraum des Mieters bzw. des Mietverhältnisses berücksichtigt, daher auch hier…einmal kurz checken, ob alles korrekt gepflegt ist.
Die Wohnfläche, Wohneinheiten als auch die Personenanzahl hast Du ja bereits in Deinem Objekt eingepflegt. Diese Angaben werden an dieser Stelle für die Nebenkostenabrechnung herangezogen.
Bei dem Verteilerschlüssel “Direkt” und “Verbrauch” verhält es sich wie folgt:
Direkt: Hier liegt eine 1:1 Schlüsselung zwischen den Gesamtkosten und dem Mietverhältnis vor. Aus diesem Grund kann auch nur 1 Mietverhältnis ausgewählt werden. Im Feld “Gesamt” müssen demnach die tatsächlich anfallenden Kosten für diesen Mieter eingegeben werden.
Verbrauch: Sobald “Verbrauch” ausgewählt wird, können im nächsten Schritt die Zählerstände für die angelegten Zähler hinterlegt werden. Diese Abrechnungsart greift auf die in der Wohnung hinterlegten Zähler zu. Bei der Wahl der Abrechnungsart kann auch das Feld “ext. Abrechnung” ausgewählt werden. In diesem Fall besteht die Möglichkeit ein separates Dokument hochzuladen, welches dann direkt an die Nebenkosten Abrechnung beigefügt wird.
Du stellst Dir jetzt die Frage, ob Du einen Miteigentumsanteil als Verteilerschlüssel angeben kannst? Dann klicke hier auf den folgenden Artikel zum Miteigentumsanteil als Verteilerschlüssel.
Oder möchtest Du weitermachen und Deinen Nebenkostenabrechnung abschließen? Kein Problem, dann gehe direkt weiter zu folgendem Artikel: Schritt 5 – Wie überprüfe und schließe ich die Nebenkostenabrechnung ab?